Tietosuojaseloste: Headmasterlyn oma henkilötietojen käsittely
1. Rekisterinpitäjä
[TÄYDENNETÄÄN: yhtiön nimi, Y-tunnus ja osoite (Oy ei ole vielä rekisteröity)]
Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa: [TÄYDENNETÄÄN: nimi ja sähköposti]
Tietosuojavastaava: [TÄYDENNETÄÄN: nimetäänkö; jos ei, kirjoita "ei ole nimetty"]
2. Rekisterit, tarkoitukset ja oikeusperusteet
| Rekisteri | Rekisteröidyt | Tiedot | Tarkoitus | Oikeusperuste |
|---|---|---|---|---|
| Asiakasyhteyshenkilöt | asiakkaan (koulun tai kunnan) yhteyshenkilöt, laskutusyhteyshenkilöt, ensimmäinen pääkäyttäjä | nimi, työsähköposti, puhelin, tehtävänimike, organisaatio, sopimus- ja laskutustiedot, yhteydenpito [TÄYDENNETÄÄN: täsmennä, mitä todella kerätään] | sopimuksen tekeminen ja hoitaminen, laskutus, kutsun lähettäminen, viestintä | sopimus (tietosuoja-asetus 6(1)(b), jos yhteyshenkilö on sopimuspuoli) tai oikeutettu etu (6(1)(f)) asiakkaan yhteyshenkilöiden osalta; kirjanpitovelvollisuus (6(1)(c)) |
| Operaattoritunnukset | Headmasterlyn henkilöstö, jolla on operaattorirooli | nimi, sähköposti, Microsoft-tilin tenant- ja objektitunnus, operaattorilokin ja tukipääsyn kirjaukset | palvelun hallinta, tietoturva, tukipääsyn jäljitettävyys | oikeutettu etu (6(1)(f)): palvelun turvallinen ylläpito; työsuhteeseen liittyvä käsittely [TÄYDENNETÄÄN: onko työntekijöitä] |
| Tukisähköposti | tukipyynnön lähettäjä | nimi, sähköposti, viestin sisältö ja liitteet, ajankohta | tukipyyntöihin vastaaminen | sopimus tai oikeutettu etu (6(1)(b)/(f)) |
Palveluun kuuluva kutsu- ja kirjautumisviestinnän lähettäminen on koulun tai kunnan lukuun tapahtuvaa käsittelyä, ei tämän selosteen mukaista.
3. Tietolähteet
Tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään, hänen työnantajaltaan (asiakas) tai Headmasterlyn operaattorilta, joka kirjaa ne sopimuksen teon yhteydessä. Tukisähköpostin tiedot tulevat lähettäjältä.
4. Tietojen vastaanottajat ja alihankkijat
Tietoja ei luovuteta eteenpäin eikä myydä. Käsittelijöinä toimivat:
- Microsoft Azure (kutsut, kirjautuminen ja operaattoritunnukset): vain EU:ssa, katso alihankkijaluettelo.
- Tukisähköpostin palveluntarjoaja: [TÄYDENNETÄÄN: palveluntarjoaja ja sijainti].
- Laskutus- ja kirjanpitopalvelu: [TÄYDENNETÄÄN: onko; sijainti].
Tietoja ei siirretä EU:n ja ETA:n ulkopuolelle. [TÄYDENNETÄÄN: juristi tarkistaa sähköpostin ja mahdollisen kirjanpitopalvelun siirrot.]
5. Säilytysajat
| Tieto | Säilytys |
|---|---|
| Asiakasyhteyshenkilöt | sopimuksen ajan ja [TÄYDENNETÄÄN: esim. 2 vuotta] sen päättymisestä; laskutustiedot kirjanpitolain mukaan (kuusi vuotta tilikauden päättymisestä) |
| Operaattoritunnukset | operaattoriroolin ajan; operaattorilokin kirjaukset [TÄYDENNETÄÄN: säilytysaika] |
| Tukisähköposti | [TÄYDENNETÄÄN: esim. 2 vuotta viimeisestä viestistä] |
| Kirjautumisistunto | 7 päivää (operaattori) |
6. Evästeet ja seuranta
Palvelu käyttää vain kirjautumiseen tarvittavaa istuntoevästettä (Secure, HttpOnly, SameSite=Lax). Se ei käytä analytiikkaa, markkinointievästeitä eikä kolmansien osapuolten skriptejä, fontteja tai seurantaa.
7. Rekisteröidyn oikeudet
Sinulla on oikeus tarkastaa tietosi, vaatia niiden oikaisemista tai poistamista, rajoittaa käsittelyä, vastustaa käsittelyä ja saada tietosi siirrettävässä muodossa niissä rajoissa kuin tietosuoja-asetus sallii. Pyynnön voi tehdä osoitteeseen [TÄYDENNETÄÄN: sähköposti]. Vastaamme kuukauden kuluessa. Jos olet koulun tai kunnan henkilöstöä ja kysymys koskee palveluun tallennettuja tietojasi, ota yhteyttä työnantajaasi (rekisterinpitäjä).
Jos katsot, että tietojesi käsittelyssä rikotaan tietosuojasäännöksiä, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistolle (tietosuoja.fi).
8. Automaattinen päätöksenteko
Headmasterly ei tee automaattisia päätöksiä eikä profilointia tässä selosteessa kuvatuista tiedoista.
9. Tietoturva
Tiedot ovat suojattuja Azure-palveluissa EU:ssa. Käsittelijöillä on pääsy vain tehtäviensä vaatimiin tietoihin. Operaattorin pääsy vaatii Microsoft-tilin ja monivaiheisen tunnistautumisen. Tarkempi kuvaus on tietoturvakuvauksessa.
10. Muutokset
Seloste päivitetään, kun käsittely muuttuu. Uusi versio korvaa tämän.